Offene Forderungen sind das größte Liquiditätsproblem im Handwerk. Im Durchschnitt wartet ein Handwerksbetrieb 47 Tage auf die Zahlung einer Rechnung — das ist fast eineinhalb Monate, in denen das Geld fehlt. Mit dem richtigen Mahnwesen kannst du das drastisch verkürzen.
Schritt 1: Freundliche Zahlungserinnerung (ab Tag 1 nach Fälligkeit)
Nicht jeder säumige Zahler ist böswillig — oft geht eine Rechnung im Alltag unter. Starte daher mit einer sachlichen, freundlichen Erinnerung per WhatsApp oder E-Mail:
"Guten Tag Herr Müller, ich wollte kurz nachfragen ob unsere Rechnung RE-2026-0042 vom 01.05.2026 (Betrag: 1.850 € brutto) bei Ihnen angekommen ist. Falls es Fragen gibt, stehe ich gerne zur Verfügung."
Keine Vorwürfe, keine Drohungen — einfach nur nachfragen. In 60% der Fälle erledigt sich die Sache damit.
Schritt 2: Erste Mahnung mit Verzugszinsen (ab Tag 3–10)
Hat sich nichts getan, kommt die erste offizielle Mahnung. Ab diesem Zeitpunkt kannst du Verzugszinsen berechnen — nach §288 BGB:
- Gegenüber Verbrauchern: Basiszinssatz + 5% (aktuell ca. 8,62% p.a.)
- Gegenüber Unternehmern: Basiszinssatz + 9% (aktuell ca. 12,62% p.a.)
Bei einem offenen Betrag von 1.850 € und 30 Tagen Verzug wären das ca. 19,10 € Zinsen. Klein, aber das Signal ist wichtig: Du kennst deine Rechte.
Schritt 3: Zweite Mahnung mit Fristsetzung (ab Tag 10–24)
Die zweite Mahnung enthält eine konkrete Frist (z.B. "Zahlung bis zum 30.06.2026") und den Hinweis, dass du bei weiterer Nichtzahlung rechtliche Schritte einleiten wirst. Wichtig: Sei spezifisch. "In Kürze" oder "bald" sind keine rechtlich relevanten Fristen.
Schritt 4: Letzte Mahnung vor rechtlichen Schritten (ab Tag 24–38)
Wenn auch die zweite Mahnung ignoriert wird, folgt die letzte Mahnung mit einer Ankündigung des Inkassos oder des Mahnbescheids. Zu diesem Zeitpunkt sind auch höhere Mahngebühren üblich:
- 1. Mahnung: 0 € (Kulanz)
- 2. Mahnung: 2,50 €
- 3. Mahnung: 5,00 €
- Letzte Mahnung: 10,00 €
Schritt 5: Gerichtliches Mahnverfahren
Der gerichtliche Mahnbescheid kann online über das Zentrale Mahngericht beantragt werden — ohne Anwalt, für ca. 32–56 € Gerichtskosten. Wenn der Schuldner nicht widerspricht, wird ein Vollstreckungsbescheid ausgestellt und du kannst pfänden lassen.
Was ist bei Privatkunden anders?
Bei Verbrauchern (Privatkunden) trittst du erst in Verzug wenn:
- Du eine Mahnung geschickt hast, oder
- Ein konkretes Zahlungsziel auf der Rechnung stand (z.B. "zahlbar bis 30.05.2026")
Ohne Mahnung und ohne konkretes Zahlungsziel gibt es keinen Verzug — der Kunde kann einfach nicht zahlen ohne Konsequenzen. Deshalb: Immer ein Zahlungsziel auf die Rechnung schreiben.
Häufige Fehler im Mahnwesen
- Zu früh aufgeben: Die meisten Forderungen werden erst nach der 2. oder 3. Mahnung bezahlt.
- Emotionale Formulierungen: "Ich bin enttäuscht" gehört nicht ins geschäftliche Mahnschreiben.
- Verjährung verschlafen: Handwerkerleistungen verjähren nach 3 Jahren (§195 BGB), Fristbeginn ist der 31.12. des Entstehungsjahres.
- Mündliche Mahnungen: Schriftlich mahnen — nur das lässt sich beweisen.
Fazit
Wer systematisch mahnt, wird schneller bezahlt. Die meisten Kunden zahlen nach der ersten oder zweiten Mahnung — nicht weil sie wollen, sondern weil ein strukturiertes Mahnwesen signalisiert: Dieser Betrieb ist professionell aufgestellt.