Eine Rechnung die rechtlich nicht korrekt ist, kann vom Kunden beanstandet werden — im schlimmsten Fall verliert er den Vorsteuerabzug und gibt dir die Rechnung zurück. Das bedeutet Verzögerungen beim Geldeingang. Deshalb: Lieber einmal mehr prüfen.
Pflichtangaben auf jeder Handwerkerrechnung
§14 Abs. 4 UStG schreibt folgende Angaben vor — fehlende Pflichtangaben machen die Rechnung umsatzsteuerrechtlich unwirksam:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (du)
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (dein Kunde)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer (GoBD-konform, keine Lücken!)
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Leistungen
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum)
- Netto-Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- Anzuwendender Steuersatz (19% oder 7%)
- Auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag
- Bruttobetrag (Gesamtbetrag inkl. MwSt.)
Kleinbeträge-Rechnung (bis 250 Euro brutto)
Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto (§33 UStDV) reichen vereinfachte Angaben: Ausstellungsdatum, Leistungsart, Entgelt, Steuersatz. Eine Rechnungsnummer ist hier nicht zwingend erforderlich — aber empfehlenswert für deine eigene Buchhaltung.
Kleinunternehmer-Regelung (§19 UStG)
Wenn dein Jahresumsatz unter 25.000 € liegt und du als Kleinunternehmer eingestuft bist, weist du keine Mehrwertsteuer auf der Rechnung aus. Stattdessen muss folgender Hinweis auf der Rechnung stehen:
"Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Wichtig: Kein MwSt.-Ausweis bedeutet auch kein Vorsteuerabzug für deinen Kunden. Bei Gewerbekunden kann das ein Nachteil sein.
Das Leistungsdatum — oft vergessen
Viele Handwerker setzen nur das Rechnungsdatum ein. Das Leistungsdatum (wann wurde die Arbeit erbracht?) ist aber ein eigenes Pflichtfeld. Wenn Leistungs- und Rechnungsdatum identisch sind, reicht der Hinweis "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum". Andernfalls muss das tatsächliche Leistungsdatum separat angegeben werden.
Fortlaufende Rechnungsnummer (GoBD)
Die Rechnungsnummer muss eindeutig und fortlaufend sein — keine Lücken, keine Doppelvergabe. Nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung) musst du Rechnungen 10 Jahre aufbewahren und bei einer Betriebsprüfung vorlegen können.
Empfohlenes Format: RE-2026-0001, RE-2026-0002 etc.
Was passiert bei einer fehlerhaften Rechnung?
Folgen einer mangelhaften Rechnung:
- Dein Kunde verliert den Vorsteuerabzug → er fordert eine korrigierte Rechnung an
- Zahlungsverzögerungen weil der Steuerberater des Kunden beanstandet
- Im Extremfall: Nachzahlungen + Bußgelder bei Betriebsprüfung
Lösung: Fehlerhafte Rechnungen nicht einfach löschen. Eine Stornorechnung ausstellen und eine neue Rechnung mit korrekten Angaben erstellen. Das ist GoBD-konform.
Fazit
§14 UStG klingt trocken — aber die Pflichtangaben auf der Rechnung sind entscheidend dafür, dass du schnell bezahlt wirst und keine Probleme bei der Betriebsprüfung bekommst. Eine gute Rechnungssoftware übernimmt das automatisch und stellt sicher, dass keine Angaben fehlen.