GoBD — Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Klingt bürokratisch, ist aber für jeden Handwerksbetrieb relevant. Wer gegen die GoBD verstößt, riskiert bei einer Betriebsprüfung empfindliche Nachzahlungen.
Was sind die GoBD überhaupt?
Die GoBD sind ein BMF-Schreiben (Bundesministerium der Finanzen) das regelt, wie Buchhaltungsunterlagen — insbesondere digitale — ordnungsgemäß geführt und aufbewahrt werden müssen. Sie gelten für alle Unternehmer, die buchführungspflichtig sind oder freiwillig Bücher führen.
Für Handwerksbetriebe bedeutet das konkret: Angebote, Rechnungen, Mahnungen und Auftragsbestätigungen müssen revisionssicher gespeichert werden.
Was bedeutet "revisionssicher"?
Ein Dokument ist revisionssicher wenn es:
- Unveränderlich ist — nachträgliche Änderungen müssen protokolliert werden
- Vollständig ist — kein Dokument darf fehlen, keine Lücken in der Nummerierung
- Jederzeit lesbar ist — auch nach 10 Jahren muss das Format noch lesbar sein
- Geordnet aufbewahrt wird — auffindbar und systematisch
Eine Rechnung die du nachträglich in Excel änderst und neu abspeicherst, ist nicht GoBD-konform — auch wenn der Inhalt korrekt ist. Fehler müssen durch Stornierung und Neuausstellung korrigiert werden, nicht durch Überschreiben.
Aufbewahrungsfristen nach §147 AO
Diese Fristen gelten für Handwerksbetriebe:
- 10 Jahre: Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare, Rechnungen, Buchungsbelege
- 6 Jahre: Angebote, Auftragsbestätigungen, Geschäftsbriefe, E-Mails mit Geschäftsinhalt
Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres in dem das Dokument entstanden ist. Eine Rechnung vom 15.03.2026 muss also bis zum 31.12.2036 aufbewahrt werden.
Nummerierung: Lückenlose Dokumentennummern
Die GoBD verlangen eine lückenlose, fortlaufende Nummerierung aller Dokumente. Für Rechnungen bedeutet das: Keine Nummern dürfen fehlen. Wenn RE-2026-0042 existiert, muss auch RE-2026-0041 existieren.
Bei einer Betriebsprüfung prüft der Prüfer genau das: Gibt es Lücken in der Nummerierung? Fehlen Dokumente? Das kann als Zeichen für Manipulationen gewertet werden — selbst wenn nichts Unrechtmäßiges passiert ist.
Digitale Belege: Scan und Original
Papierbelege dürfen gescannt und das Original vernichtet werden — aber nur wenn der Scan den GoBD-Anforderungen entspricht (Originalqualität, lesbar, unveränderlich gespeichert). Einfache Smartphone-Fotos in WhatsApp reichen nicht.
Wichtige Ausnahme: Notarielle Urkunden, bestimmte Zoll-Dokumente und einige steuerrechtliche Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden.
Was passiert bei Verstößen?
Wenn der Betriebsprüfer feststellt, dass die Buchführung nicht GoBD-konform ist, kann er:
- Hinzuschätzungen vornehmen: Der Prüfer schätzt den Umsatz nach oben — du zahlst Steuern auf Einnahmen die du möglicherweise nie hattest.
- Vorsteuer versagen: Nicht ordnungsgemäße Rechnungen werden für den Vorsteuerabzug abgelehnt.
- Bußgelder verhängen: Bei vorsätzlichem Verstoß bis zu 25.000 €.
GoBD in der Praxis: Was du tun musst
- Dokumentennummern immer fortlaufend und lückenlos vergeben
- Rechnungen niemals nachträglich überschreiben — stornieren und neu ausstellen
- Alle Geschäftsdokumente 6–10 Jahre aufbewahren
- Digitale Dokumente unveränderlich speichern (PDF/A empfohlen)
- Backup-Strategie: Wenn deine Festplatte kaputt geht, musst du noch drankommen
Fazit
GoBD klingt komplex, lässt sich aber mit der richtigen Software auf "läuft" stellen. Eine gute Angebots- und Rechnungssoftware übernimmt Nummerierung, Unveränderlichkeit und Archivierung automatisch — du musst dir darüber keine Gedanken mehr machen.