Der Auftrag ist fertig, die Arbeiten sind erledigt — aber bis das Geld auf dem Konto ist, müssen noch zwei Dinge stimmen: die Abnahme und die Schlussrechnung. Wer hier Fehler macht, riskiert Zahlungsverzögerungen und im Streitfall eine schlechte Ausgangsposition.
Was ist eine Abnahme und warum ist sie wichtig?
Die Abnahme (§640 BGB) ist die offizielle Bestätigung des Kunden, dass er die erbrachte Werkleistung als vertragsgemäß anerkennt. Das klingt formalistisch — hat aber handfeste Konsequenzen:
- Fälligkeit der Vergütung: Erst nach Abnahme ist deine Rechnung fällig. Ohne Abnahme kann der Kunde die Zahlung formal verweigern.
- Gefahrübergang: Ab Abnahme trägt der Kunde das Risiko für zufällige Beschädigungen.
- Beginn der Gewährleistungsfrist: Die 5-jährige Gewährleistung bei Bauwerken (§634a BGB) beginnt mit der Abnahme — nicht mit der Fertigstellung.
- Beweislast dreht sich um: Vor Abnahme muss du beweisen, dass die Leistung mangelfrei ist. Nach Abnahme muss der Kunde Mängel beweisen.
Schriftliche Abnahme: Wann ist sie Pflicht?
Bei Verbraucher-Bauverträgen (§650i BGB) — also wenn du für Privatpersonen am Gebäude arbeitest — muss der Auftragnehmer eine förmliche Abnahme anbieten. Das Gesetz schreibt nicht zwingend ein Abnahmeprotokoll vor, aber du tust gut daran, eines zu erstellen.
Bei gewerblichen Auftraggebern gilt §640 BGB: Der Auftraggeber ist zur Abnahme verpflichtet wenn die Leistung vertragsgemäß erbracht wurde. Eine Verweigerung muss begründet werden.
Das Abnahmeprotokoll: Was hinein gehört
Ein einfaches Abnahmeprotokoll enthält:
- Datum und Ort der Abnahme
- Namen der Anwesenden (Auftragnehmer + Auftraggeber)
- Beschreibung der abgenommenen Leistung (Bezug auf Angebotsnummer)
- Festgestellte Mängel (falls vorhanden) mit vereinbartem Fertigstellungstermin
- Erklärung des Auftraggebers: Leistung wird abgenommen / abgenommen unter Vorbehalt
- Unterschriften beider Parteien
Wichtig: Wenn der Kunde Mängel benennt, diese im Protokoll festhalten — dann hast du schwarz auf weiß, was noch zu tun ist, und was bereits akzeptiert wurde.
Konkludente Abnahme: Wenn der Kunde einfach nutzt
Wenn der Kunde die Leistung ohne Beanstandung nutzt — z.B. in die renovierte Wohnung einzieht, das neue Badezimmer benutzt — kann das als konkludente Abnahme gewertet werden, auch ohne schriftliches Protokoll. Das ist aber unsicher und sollte nie der Plan sein.
Dein Vorgehen: Abnahme aktiv einfordern. "Ich bin fertig — wann können wir die Abnahme durchführen?" Das ist professionell und schützt beide Seiten.
Die Schlussrechnung korrekt ausstellen
Die Schlussrechnung ist die finale Abrechnung des gesamten Auftrags. Sie enthält alle erbrachten Leistungen — abzüglich bereits bezahlter Anzahlungen oder Abschlagsrechnungen:
- Alle Leistungspositionen aus dem Auftrag
- Eventuell Nachtragsarbeiten die nicht im Original-Angebot waren
- Abzug aller Anzahlungen und Abschläge (jeweils mit Rechnungsnummer und Datum)
- Leistungsdatum: Wann wurden die Arbeiten erbracht? (Pflichtangabe nach §14 UStG)
- Zahlungsziel: Üblicherweise 14–30 Tage nach Abnahme
Nachtragsarbeiten: Niemals ohne Beauftragung
Wenn während des Auftrags zusätzliche Arbeiten entstehen — der Kunde sagt "machen Sie das gleich mit" — immer einen schriftlichen Nachtrag erstellen, bevor du anfängst. Eine WhatsApp-Nachricht des Kunden reicht als Nachweis, aber ein kurzes schriftliches Angebot mit Bestätigung ist besser.
Mündliche Zusatzaufträge enden regelmäßig in Streit — weil der Kunde sich "nicht so viel vorgestellt hat" oder sich schlicht nicht mehr erinnert.
Gewährleistung: Was du nach der Abnahme schuldet
- Bauwerke und fest eingebaute Sachen: 5 Jahre (§634a Abs. 1 Nr. 2 BGB)
- Sonstige Werkleistungen: 2 Jahre (§634a Abs. 1 Nr. 1 BGB)
- Arglistig verschwiegene Mängel: 3 Jahre ab Kenntnis (§634a Abs. 3 BGB)
Wichtig: Gewährleistung bedeutet, dass du Mängel die schon bei Abnahme vorhanden waren nachbessern musst — nicht alle Schäden die nach der Abnahme entstehen. Wenn der Kunde z.B. die neu geputzte Wand selbst beschädigt, ist das kein Gewährleistungsfall.
Fazit
Abnahme und Schlussrechnung sind der professionelle Abschluss eines Auftrags. Wer beides sorgfältig handhabt — mit schriftlichem Protokoll und vollständiger Rechnung — hat eine saubere Dokumentation, weniger Streit und wird schneller bezahlt.